Het vertalen van tenderdocumenten

Een tender is een procedure waarbij door middel van inschrijving getracht wordt een bepaalde dienst of product te verkrijgen, die op basis van factorenafweging wordt verleend of verstrekt. Factoren zijn vaak prijs en/of kwaliteit. Tenderprincipes worden in verschillende economische processen gebruikt. Tender wordt in het Engels gebruikt voor het Nederlandse begrip ‘Aanbesteding’. (bron: Wikipedia)

Tenderdocumenten en de aanbestedingsprocedure – hoe zit dat?

Wanneer een opdrachtgever een opdracht wil laten uitvoeren en verschillende bedrijven hiervoor een offerte indienen, spreken we van een tender of een aanbesteding. Geïnteresseerde bedrijven kunnen inschrijven op de aanbesteding en de aanbesteder een aanbod doen. Zo’n aanbod bestaat uit een offerte en een uitgewerkt plan. In het plan staat op welke wijze de inschrijver de doelen van de aanbesteder realiseert, de prijs voor de uitvoering van de opdracht, een omschrijving van kwaliteit en een levertermijn. Op een vooraf bepaalde datum sluit de inschrijving.

De aanbesteder gaat aan de slag met de selectie van de verschillende inschrijvers en kiest uiteindelijk het bedrijf dat de opdracht krijgt. Dit proces wordt gunning genoemd. De doelstelling van het aanbesteden van opdrachten is om concurrentie tussen de inschrijvers te stimuleren en zo de opdracht onder de gunstigste voorwaarden te kunnen laten uitvoeren, maar ook om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven de opdracht te krijgen.

In deze aanbestedingsprocedure verzamelen inschrijvers relevante bedrijfsdocumenten voor de tender. Dit omvat bijvoorbeeld een bedrijfsprofiel, referenties, financiële rapportages, uittreksels KvK, specificaties, calculaties, vergunningen of statuten. Afhankelijk van de opdracht en de eisen, kan dat een grote hoeveelheid aan stukken zijn. Naast de verplichte documenten, is het tenderplan bij uitstek een document waarin de inschrijver onderscheidend kan zijn en zijn toegevoegde waarde kan laten zien. Het belang van een prikkelende en overtuigende tendertekst is dus groot, evenals een correcte en volledige aanlevering van alle benodigde tenderdocumenten.

Door de steeds verdergaande internationalisering van de markt nemen veel bedrijven deel aan aanbestedingen in het buitenland. Dit biedt een kans hun marktaandeel te vergroten. Wanneer een goede tendertekst is geschreven en alle tenderdocumenten zijn beschikbaar, is het bij internationale aanbestedingen vaak nodig deze documenten te vertalen. Een exacte, betrouwbare en professionele vertaling is hierbij van wezenlijk belang. Exito Vertaalbureau heeft ruime ervaring in het vertalen van tenderdocumenten en officiële bedrijfsdocumenten. Wij werken samen met technische schrijvers, engineers en vertalers met expertise en kennis van diverse aanbestedingsbranches. Niet alleen moet de vertaler een native speaker van de beoogde doeltaal zijn, het is uiteraard van groot belang dat hij of zij de business begrijpt. Een vlot en overtuigend geschreven tekst kan u helpen de opdracht binnen te halen. Met meer dan 20 jaar ervaring in technische en marketingvertalingen voor diverse bouwbedrijven, baggeraars en scheepsfabrikanten kunnen wij een bijdrage leveren aan een optimale aanbestedingsprocedure voor jouw organisatie. Lees hier meer over ons en onze klanten.

Internationale aanbestedingen: een goede vertaling loont echt!

Bij het gunnen van een opdracht spelen vanzelfsprekend de ‘harde’ eisen een grote rol: de opdrachtgevende instantie beoordeelt uiteraard de kosten, de kwaliteit en de planning. Toch zijn de ‘zachtere’ aspecten bij een tender minstens zo belangrijk. Een onderscheidende tekst in het tenderplan, de vormgeving, de structuur, de indeling en het taalgebruik dragen zeker ook bij aan het beeld dat de opdrachtgever van je bedrijf krijgt. In het geval van buitenlandse aanbestedingen is het essentieel een vertaling van de tenderdocumenten te realiseren die correct, volledig en waarheidsgetrouw is. De vertaling vormt daarmee een belangrijk onderdeel van de gunningsprocedure en het is raadzaam om deze uit te laten voeren door een specialist.

Wij vertalen tenderdocumenten naar elke gewenste taal wanneer je organisatie inschrijft op een buitenlandse aanbesteding. Exito Vertaalbureau beschikt over een wereldwijd netwerk van native vertalers in alle talen, met verschillende specialisaties. Dankzij hun kennis en expertise zorgen we voor vaktechnische vertalingen in de juiste context en stijl. Bovendien zorgen wij ook voor beëdigde vertalingen in iedere taal. Bij een beëdigde vertaling wordt de vertaling aan het originele document gehecht, of aan een (gewaarmerkte) kopie ervan. De beëdigd vertaler geeft op die manier de verklaring af dat de vertaling een getrouwe en juiste weergave is van het originele document of de kopie ervan. Op de beëdigde vertaling staan de stempel en de handtekening van de beëdigd vertaler.

In veel gevallen moet je er bij buitenlandse aanbestedingsprocedures voor zorgen dat het document (bijvoorbeeld een uittreksel van de Kamer van Koophandel) in het buitenland herkend wordt als officieel document. Is het land waarin je het document wilt gebruiken aangesloten bij het Apostilleverdrag? Door het document te laten voorzien van een apostille is het geldig voor het buitenland. Is het land niet aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan moet je het document laten legaliseren. Exito Vertaalbureau kent de procedures en kan dit volledig voor je verzorgen. Lees hier meer over beëdigde vertalingen en apostilles. Is jouw tender al geschreven en vertaald? Onze ervaren copywriters en native editors kunnen deze ook redigeren of proeflezen.

Het vertalen van aanbestedingsdocumenten: hoe pakt Exito dat aan?

Wanneer je tenderdocumenten in een andere taal nodig hebt, kun je het beste een gespecialiseerd vertaalbureau inschakelen. Je wilt er zeker van zijn dat jouw vertaalde documenten een exacte weergave zijn van het origineel. Wij vertalen elke tekst met veel zorg en aandacht én zorgen met onze vertaling voor een overtuigend verhaal. Wij begrijpen dat je niet alleen gebaat bent bij een feitelijke vertaling van je aanbieding, maar ook bij een wervende en vlotte stijl, om zo je kansen te vergroten. Om een goed beeld te krijgen van je aanbestedingsproject en om de juiste informatie te verkrijgen, gaan wij graag vooraf met je om de tafel zitten om het traject en het plan van aanpak te bespreken. Daarna vertalen wij de aanbestedingsdocumentatie van de aanbestedende partij zoals bijvoorbeeld de gunningscriteria, de voorwaarden en het Programma van Eisen. Zo is het duidelijk wat er van je gevraagd en verwacht wordt.

Daarna gaan wij aan de slag met je tenderdocumenten. Dat omvat het tenderplan, maar dat kunnen ook financiële rapportages, referenties, vergunningen, uittreksels, statuten, handleidingen, calculaties en technische specificaties zijn. Wij zijn erop ingesteld dat de vertalingen binnen een kort tijdsbestek moeten gebeuren. Dat kunnen we realiseren door de vertalingen onder te brengen bij het gespecialiseerde team vertalers dat het beste bij jouw project past.

Wij zijn gedreven en gaan tot het uiterste om de beste vertalers voor jouw tendertraject te selecteren. Wij zorgen altijd voor de juiste vertaler die een optimale kennis van zaken heeft met betrekking tot de betreffende aanbestedingsbranche en die erin slaagt jouw boodschap trefzeker om te zetten in de vreemde taal. Wij hechten grote waarde aan gestelde deadlines en we hanteren dan ook korte communicatielijnen.

Omdat Exito Vertaalbureau geheel werkt volgens ISO-normen en de richtlijnen van de AVG, ben je verzekerd van vertrouwelijkheid en discretie bij de behandeling van je stukken. Onze doelstelling is om snel en flexibel in te spelen op jouw wensen en vragen. Met als resultaat een vertaling die echt voor je werkt! Lees hier meer over onze werkwijze. Wil je meer weten of kunnen we je van dienst zijn? Laat het ons weten en neem contact met ons op.

Kort van stof!

Denk je bij duurzaamheid aan een klassieker als ‘spaarzaamheid’? Kijk dan ook eens naar je teksten. Als je zuiniger met papier wilt omgaan, kun je ook je teksten minder wollig maken. Zegt je tekst wat je bedoelt? Komt die overtuigend over? Of heb je lange, warrige zinnen waar je bijna niet doorheen komt?

Schrijven is vaak schrappen, een dooddoener, maar vaak waar. En lastig. Natuurlijk hebben alle woorden hun eigen functie. Soms kun je ze zonder problemen weglaten om een tekst krachtig en helder te maken. Dat komt vaak de leesbaarheid ten goede.

Onnodige woorden? Soms, vaak, meestal?

Wat zijn onnodige woorden? Je kunt denken aan signaalwoorden die je gebruikt om je lezer aan de hand te nemen: vaak’, ‘soms’ of ‘meestal’. Met deze woorden klinkt het alsof je niet helemaal niet overtuigd bent van wat je schrijft. Daardoor wordt je zin minder sterk.

Neem de zin “Managers houden meestal van netwerken na de vergadering.” Als je daarvan maakt “Managers houden van netwerken na de vergadering.” maak je je zin krachtiger.  Maar soms (????) maken deze woorden een verschil duidelijk dat je graag wilt handhaven. Zoals je ziet.

Feitelijk, in feite of eigenlijk

Deze kun je direct weglaten. Door iets te zeggen (of schrijven), plaats je het als feit. Kijk naar het verschil in “Feitelijk komt dat niet vaker dan een keer per jaar voor,” en “Dat komt niet vaker dan een keer per jaar voor.” Met een eenvoudig herschrijven kom je verder.

Het woord ‘eigenlijk’ zwakt af wat je zegt. “Je zou eigenlijk naar de kapper moeten,” dekt jou als het ware in en is minder krachtig dan “Je moet naar de kapper.” Met ‘eigenlijk’ zeg je dat er ruimte is voor een andere mening. Het wordt vaak gevolgd door maar.

Niets zeggen door enerzijds en anderzijds

Politici laten zich wel eens een uitspraak ontlokken, waar ze later weer op moeten terugkomen. Enerzijds, anderzijds lijkt snel vergeten wanneer je iets alleen hoort. Maar als je het schrijft, lees je zin dan nog eens goed door. Wat bedoel je precies? 

Trek je hulpwerkwoorden eruit

Dan zijn er nog de hulpwerkwoorden, zoals zullen, kunnen, moeten, worden, mogen, willen en gaan. “Helaas hebben wij de deuren moeten sluiten,” kun je vervangen door “Helaas hebben wij de deuren gesloten.” “Dat zal ik wel even doen,” kun je krachtiger zeggen: “Dat doe ik even.” In dit geval kan ook prima het woordje ‘wel’ worden weggelaten. En wat dacht je van “Wij kunnen uw teksten mooier maken”? “Wij maken uw teksten mooier” is veel overtuigender.

Nu we aan het einde komen

‘Tot slot’, ‘uiteindelijk’, ‘tot besluit’ zijn woorden die we bij de Nederlandse les hebben leren gebruiken, maar die bij een goed geschreven tekst overbodig zijn. Het is dan vanzelf duidelijk dat de tekst is afgelopen.

Er zijn bergen aan voorbeelden over dit onderwerp te vinden op internet. Of pak de aloude vertrouwde Schrijfwijzer van Renkema er eens bij.

Soms wil je dit soort woordjes juist niet weglaten, maar wil je de tekst wat minder puntig maken, wat meer als spreektaal laten klinken. Dan kun je ze toevoegen.

Heb je iets te vertellen? Leg het eens in je eigen woorden uit aan je buurman of een andere ‘persona’ (soort lezer) van je blog. Zorg voor duidelijke woorden, zonder inhoudsloos gebrabbel. Wees jezelf bewust van het effect dat woorden kunnen hebben en vraag je af of ze nodig zijn.

We zijn niet allemaal mensen van veel of juist weinig woorden.

Kom je er zelf niet uit? Of heb je geen tijd? Bel of mail ons. We helpen je graag!

Duurzaam vertalen? Ja, dat kan!

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN IN DE VERTAALWERELD

Onlangs gebeurde er iets geks. Iets dat nog niet eerder gebeurd was. Een van onze offertes werd afgewezen omdat er op onze website niets stond over maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). De klant vond mvo heel belangrijk en heeft daarom een andere aanbieder gekozen. Deze profileerde zich er veel prominenter mee.

Het gaf ons nieuw inzicht, want daar zit je dan met je goede bedoelingen. En dat terwijl we eigenlijk bewust op een verantwoorde manier ondernemen. We hadden er alleen nog niets over geschreven. Aan de bak dus.

Hoe werkt Exito aan duurzame en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering?

Om te beginnen doen we de voor de hand liggende dingen: we zijn zuinig met stroom en printen zo min mogelijk. Het meeste vertaalwerk vindt volledig digitaal plaats. Een enkele keer is een papieren versie noodzakelijk – bijvoorbeeld bij beëdigde vertalingen – maar doorgaans leveren we onze vertalingen als download van ons platform (of direct op een platform van de klant). Er wordt daardoor minder fysieke post verzonden, dus hoeft er minder transport plaats te vinden.

Maar we gaan verder. Exito vindt duurzame relaties met klanten en leveranciers heel belangrijk. We hanteren daarom eerlijke prijzen en heldere voorwaarden. We spreken alles voor aanvang van de opdracht duidelijk af, hanteren de algemene voorwaarden van de Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland en werken volgens een in de vertaalwereld inmiddels bekend convenant. Dit in Hongarije opgesteld convenant voor een duurzame, eerlijke samenwerking tussen freelancers en vertaalbureaus is door de Nederlandse vakgenootschappen VViN, VZV en NGTV aangepast voor de Nederlandse situatie. Het behandelt onder meer zaken als aansprakelijkheid, kwaliteit, deadlines, werkwijze, feedback en vertrouwelijkheid.

Klanten met duurzame kennis en expertise

Bovendien werken we bewust voor tal van klanten die duurzame expertise hebben gesteld in hun eigen bedrijfsvoering. Van organisaties die zich richten op de 17 sustainable development goals tot de uitvoering van groene daken. Van initiatieven die kennisdelen over duurzaamheid, natuur en groene energie tot klanten die zich richten op een digitalisering van gegevens binnen de maritieme sector.

Uiteraard streven we met onze medewerkers naar een duurzame relatie met oog voor gezondheid en financieel welzijn. We zijn flexibel bij het afspreken van werktijden, zorgen voor een goede werkplek en een goede beloning. Zo vormen we samen een sterk team dat met veel plezier aan de toekomst bouwt.